Volgende zaterdag, 20 november, organiseert vzw De Hoogstraatse Spurters opnieuw een veldrit. En voor de derde keer op rij gaat deze cross door op Merksplas Kolonie. Voor velen belooft dit een gezellige uitstap te worden van enkele uren. Voor de sporters is deze cross een inspanning van ongeveer een uur. Voor de organisatie is het dan weer het hoogtepunt van een lange voorbereiding die 6 maanden geleden in gang geschoten is.
Efkes een cross organiseren, hoe doe je dat? Ik sprak met drie bestuursleden van de organiserende vzw: Marc en Kristof Van Gestel en Tinne Fransen.
De Hoogstraatse Spurters
De aardbeiencross van zaterdag wordt georganiseerd door De Hoogstraatse Spurters. Deze vzw werd in het leven geroepen in 1987 als supportersclub van Wim Lambrechts.
Marc Van Gestel (voorzitter): “We organiseerden een kleine cross. Het beetje winst dat we maakten, was sponsorgeld voor Wim. Enkele jaren later overleed Wim jammerlijk tijdens een mountainbikewedstrijd. We wilden een herdenkingswedstrijd voor hem organiseren, maar Wim was een beroepsrenner. Als we zijn collega’s wilden uitnodigen voor de herdenkingswedstrijd, moesten we een wedstrijd voor professionals organiseren. Met de hulp van de baas van Kärcher, die toen in Hoogstraten woonde, zijn we met deze wedstrijd in de Superprestige terecht gekomen. En daar zitten we nog steeds.”
Ondertussen mogen ze ook de organisatie van het allereerste Europees Kampioenschap veldrijden op hun palmares schrijven. En in 1997 organiseerden ze het Belgisch kampioenschap met Paul Herijgers als winnaar.
Startschot in maart
Na afloop van het WK veldrijden – eind januari – geeft UCI de data door van de wedstrijden in het volgende seizoen. Tinne Fransen: “Je mag als organisatie twee data doorgeven aan UCI. De UCI beslist dan op welke dag de wedstrijd gereden zal worden.”
Kristof Van Gestel: “In maart, begin april start de voorbereiding van het volgende seizoen. We stellen dan een sponsordossier op. Een folder waarin je jezelf voorstelt als organisator en waarmee je naar bedrijven stapt. Ook alle administratieve aanvragen gebeuren dan. We moeten toestemming vragen aan Erfgoed, Natuur en Bos, de gemeente Merksplas, Belgian Cycling en UCI om deze veldrit hier in de Kolonie te mogen en kunnen organiseren.”
Er kruipt voor de organisatie ook véél tijd in het opstellen van een technische gids. Kristof: “In deze technische gids vind je alle informatie die gepaard gaat met de organisatie van een veldrit. Waar moeten de bezoekers parkeren, waar moet de camper van welke renner staan, waar is het lokaal voor de dopingcontrole, waar is de controlekamer van de organisatie, enzovoort.”
Half oktober: opbouw parcours
Marc: “Ongeveer één maand voor de wedstrijddag starten we met de opbouw van het parcours. Nadars plaatsen, de zandbak aanleg, bruggetje bouwen, opbouw van de VIP-tenten, containers plaatsen voor de verkoop van de drankbonnen, noem maar op. In de week voorafgaand aan de veldrit komt de technisch afgevaardigde het parcours controleren.”
“Ze komen vooraf ook al kijken waar de camera’s voor de televisie-uitzending geplaatst zullen worden. De regie van de Aardbeiencross gebeurt zowel door Telenet als door Proximus. Die hebben elk hun eigen studio bij. De camera’s zelf worden door een 12-tal mensen geplaatst. Daarbij kijken ze natuurlijk al naar de verslaggeving van de wedstrijd zelf. Maar even belangrijk is het in beeld brengen van de sponsors. Het is al wel eens voorgevallen dat een sponsorvlag nog tijdens de wedstrijd een andere plaats kreeg.”
Vele vrijwilligers
Voor de opbouw en op de dag zelf kunnen De Hoogstraatse Spurters gelukkig rekenen op vele vrijwilligers. Marc: “We hebben een vaste groep enthousiastelingen die ons al jaren komen helpen. Zij doen dat helemaal gratis. Na afloop van het veldrit-seizoen komen we met zijn allen een keertje samen bij een hapje en een drankje.”
“De eerste jaren dat we een veldrit organiseerden, deden we dat met 20 vrijwilligers. Nu hebben we 250 à 300 helpers nodig op de wedstrijddag zelf.”
Tinne: “De groep vrijwilligers wordt wel kleiner. Onze vrijwilligers van het eerste uur worden al een jaartje ouder en haken af. We merken dat het moeilijker wordt om nieuwe, jongere vrijwilligers te vinden.”
Marc: “Sinds enkele jaren werken we dan ook samen met enkele verenigingen. Zij zoeken binnen hun club vrijwilligers en ontvangen van ons een bedrag voor de hulp die ze bieden.”
Break-even
Met de organisatie van de aardbeiencross is een budget gemoeid van 300 à 350.000 euro. “En daar kan je geen al te gekke dingen mee doen,” zeggen de drie bestuursleden in koor. “We zijn altijd heel voorzichtig geweest. En gelukkig maar, anders hadden we de vorige twee edities niet overleefd.” In 2019-2020 moesten we de wedstrijd afgelasten door storm Ciara. In 2020-2021 ging de wedstrijd door de covidcrisis achter gesloten deuren door. Doel van de organisatie is dan ook elk jaar opnieuw om geen verlies te leiden.
“Zonder sponsoring is zulke organisatie niet mogelijk. En de gemeente Merksplas willen we nadrukkelijk bedanken voor de enorme logistieke ondersteuning die ze bieden.”
Met dat bedrag moet alles financieel gecoverd worden: startgelden, onthaal jury, betaling VIP-tenten en arrangementen, maaltijden voor de vrijwilligers,…
Kristof: “Op de wedstrijddag zijn wij ook verantwoordelijk voor het onthaal en de begeleiding van de jury. Dat is een internationale jury. Dit jaar is het een Nederlander, dat vergemakkelijkt de communicatie. Vorig jaar was het een Brit, maar er is ook al een Tsjech en zelfs een Australiër geweest. Wij moeten instaan voor het vervoer van en naar de luchthaven, voor overnachting en voor de maaltijden.”
Marc: “Onze vrijwilligers komen gratis helpen bij de opbouw en staan er ook op de wedstrijddag zelf. Maar we soigneren ze goed. Elke dag serveren we ’s middags een warme maaltijd. Op de wedstrijddag krijgen ze een t-shirt, snacks en drank. Een kleine geste voor de hulp die ze ons bieden, maar zo zijn we zeker dat ze volgend jaar weer komen helpen. Daarnaast moet bv. ook de televisie-crew eten krijgen. Op de dag zelf komen ze hier met 7 vrachtwagens aangereden, met zo’n 90 personeelsleden. Dat moet je ook allemaal meetellen in het budget.”
Kinderinitiatie
Op woensdag was er een gratis kinderinitiatie, mogelijk gemaakt – opnieuw – dankzij de sponsors. Het parcours is daartegen helemaal in orde voor de kinderen. De kinderen rijden op dezelfde paadjes als de profs, woelen door dezelfde zandbak en springen over dezelfde balkjes.
Kristof: “De organisatie van een kinderinitiatie vinden we even belangrijk als de wedstrijd zelf. Zulke organisatie mag niet alleen om het grote evenement draaien. Je moet de kinderen warm maken voor de sport en hen erbij betrekken. Alleen zo vind je de nieuwe toppers van de toekomst.”
