Van bij de start van merksplas.NU is onze website gekoppeld aan de UiT-databank. Alle (culturele) activiteiten en evenementen die georganiseerd worden in Merksplas, worden in onze cultuuragenda getoond. De gemeente trekt voortaan ook volop de kaart van de UiT-databank. Het is vanaf nu aan de Merksplasse verenigingen zelf om hun activiteiten in de databank in te voeren. Zaterdag 2 april konden ze hierover een infosessie volgen.
UiT in Merksplas
De uitrol van de UiT-databank in de gemeente was al langer gepland. Dat virus stak ook hier echter stokken in de wielen.
Yves Devroey, communicatiemedewerker, licht het belang van de UiT-databank toe. “Om een volledig beeld te krijgen van alle activiteiten die onze verenigingen organiseren, moesten we op zoek naar een handige manier om die informatie te verzamelen. De UiT-databank is hiervoor een ideale tool. Als verenigingen hun activiteit in de UiT-databank invoeren, worden ze automatisch getoond in en op verschillende media van de gemeente.”
Er wordt veel georganiseerd in Merksplas, maar onze inwoners weten het vaak niet. Het gemeentebestuur en de vrijetijdsdienst Merksplas gaan daarom van start met de UiT-databank. Monique Quirynen
Die verschillende media zijn de website van de gemeente, de nieuwsbrief die elke twee weken in de brievenbus valt en de facebookpagina UiTinMerksplas. Deze activiteiten en evenementen worden zelfs nog breder verspreid naar een duizendtal kanalen en vrijetijdsagenda’s. Voorbeelden zijn UiTinVlaanderen, de gemeentelijke UiT-agenda’s, een aantal mediapartners zoals Gazet van Antwerpen en het Nieuwsblad en een aantal sectorpartners zoals Open Monumentendag. En ook onze website toont de Merksplasse activiteiten op de homepage, in de rechterkolom onder Cultuuragenda.
Marije Van Bouwel, cultuurbeleidscoördinator, herinnert de talrijke aanwezigen er aan om evenementen voortaan aan te vragen via het online platform EagleBe.
Nieuw publiek aanspreken
Vervolgens nam Toon Beullens van Publiq het woord. Publiq wordt gefinancierd door de Vlaamse overheid. Ze staan in voor de vormgeving, promotie en toelichting van/bij een aantal tools zoals de UiT-databank, maar ook Vlieg en Schatten van Vlieg of de Museumpas.
Toon: “Wanneer je een activiteit bekend wil maken, is je doelpubliek heel belangrijk. De boodschap die je meegeeft, moet relevant zijn voor je doelpubliek. Daarbij maak je een onderscheid tussen nieuw publiek, occasioneel publiek en bestaand publiek. Zij hebben elk een andere boodschap nodig. Het bestaand publiek ken je. Je hebt vaak hun contactgegevens en kan hen rechtstreeks op de hoogte brengen van je activiteiten. Nieuw publiek ontvangt je nieuwsbrieven niet en zij bezoeken je website niet. Voor dit publiek moet je externe communicatiekanalen gebruiken zoals UiT-databank.”
Duidelijke communicatie
Toon gaf enkele interessante tips en tricks om je boodschap heel duidelijk te verspreiden: “Motivatie komt niet uit een potje, zeggen onze noorderburen. De volgorde van je boodschap is belangrijk om nieuw publiek te overtuigen.”
Eerst laat je de why aan bod komen: waarom moeten de mensen naar jouw activiteit komen? Probeer hun nieuwsgierigheid te wekken. Vervolgens noteer je de what: wat organiseer je, een lezing of een workshop, een tentoonstelling of een theatervoorstelling? Je sluit af met de how. Dit is alle praktische informatie: op welke datum, op welke locatie, openingsuren, enz.
“Let op dat je geen nutteloze informatie deelt die niemand begrijpt. Zorg er tegelijkertijd voor dat de belangrijke informatie niet ontbreekt.”
Onder het motto niemand begrijpt alles, vermijd je best moeilijke woorden. Specifiek vakjargon is voor jou als organisator evident en gekend. Het nieuwe publiek dat je wil aantrekken, kent deze woorden vaak niet. Zij haken af bij het lezen van deze moeilijke woorden. Je hebt ze ook niet echt nodig om mensen te lokken voor jouw activiteit.
Zinsopbouw en woordkeuze
Toon: “Ook de manier waarop je je zinnen opbouwt tot een tekst, kan lezers doen verderlezen of afhaken. Gebruik korte zinnen, vermijd passief taalgebruik, zet het onderwerp vooraan en spreek de lezer rechtstreeks aan.”
Hij gaf ook nog mee dat de woordkeuze eveneens belangrijk is. Gebruik geen vakjargon, ga op zoek naar synoniemen en vermijd afkortingen en uitdrukkingen. Toon: “Afkortingen en uitdrukkingen veronderstellen kennis van de betekenis ervan. De samenleving wordt diverser en alsmaar meer mensen bij wie Nederlands niet de moedertaal is, participeren aan onze activiteiten. Als je ook hen wil aanspreken, moet je heel direct en begrijpbaar communiceren.”
Activiteiten invoeren
Tijd voor de verenigingen om er zelf mee aan de slag te gaan. En dat is vrij eenvoudig via https://www.uitdatabank.be/. Je moet wel een login creëren. Toon: “Deze login en dit account moeten niet gekoppeld zijn aan een persoonlijk mailadres. Als de gemeente met de UiT-pas start en je sluit hier met je activiteit op aan, is dit wel nodig.”
In de UiT-databank kan je ontzettend veel activiteiten en evenementen invoeren. Of het nu om een dans- of theatervoorstelling gaat, een concert of een lezing, workshops of een cursusreeks, een wekelijkse markt of kermis; ze hebben allemaal hun plaats in de databank. Ook sportactiviteiten mogen ingevoerd worden. Daarbij is het wel niet de bedoeling om de wekelijkse trainingen en wedstrijdkalender in te voeren, maar wel de jaarlijkse quiz, bingo-avond of spaghettidag. Enige voorwaarde is dat het openstaat voor het bredere publiek en niet enkel toegankelijk is voor de eigen leden.
Toon: “Volgende activiteiten worden geweerd: een commercieel aanbod zoals de opening van een restaurant, een religieus aanbod, een puur politiek aanbod, verkoop van objecten zoals een online veiling en oproepen voor jobstudenten, vrijwilligers of animatoren.”
Gezellig napraten
Na deze informatieve voormiddag, kregen de aanwezigen de kans na te praten bij een tasje koffie en een broodje. En nu dan maar allemaal aan de slag met de UiT-databank!
