We publiceerden net de agenda van de volgende gemeenteraad. Die oogt deze keer anders. Normaal krijgen we – net als de journalisten van de Gazet van Antwerpen en Het Laatste Nieuws – elke maand vooraf toegang tot de dossiers die op de gemeenteraad zullen komen. Tot nu toe. En dat ligt, denken we, aan ons.
Want de intro van de mail van de algemeen directeur liet niets aan de verbeelding over: “Aangezien de gemeente meer en meer met aanvragen rond openbaarheid van bestuur wordt geconfronteerd en er zelfs procedures worden ingeleid bij de Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur zal het bestuursdecreet in de toekomst strikter worden toegepast.”
En inderdaad, op de webpagina met de agenda’s van de gemeenteraden, merkten we onmiddellijk dat die van december ontbrak. Zo verloren we onze kans om net zoals de voorbije jaren een lezenswaardige, volledige agenda uit te werken.
Wat deden we verkeerd?
De voorbije jaren vroegen we soms bij het College de verslagen van enkele adviesraden op, maar we vingen meestal bot. In die raden vergaderen politici en bewoners over allerhande zaken. Die bewoners stelden zich daarvoor kandidaat. De gemeenteraad keurde dan de samenstelling goed. Zo nemen ze, als vertegenwoordigers van alle inwoners van Merksplas, een belangrijke rol op. Want zoals de naam het al zegt, adviseert zo’n raad “het gemeentebestuur op regelmatige en systematische wijze”, aldus het Decreet lokaal bestuur. Dat gaat altijd over zaken die de gemeente aanbelangen. Denk bijvoorbeeld maar aan de GAV (de gemeentelijke adviesraad verkeer), die de verkeerssituatie in de Goordijkstraat besprak. Op basis daarvan besliste het college om de vernauwingen in de Goordijkstraat weg te nemen.
Volgens de wet zijn alle verslagen van alle gemeentelijke adviesraden bijna altijd openbaar. In een ideale wereld plaatst de gemeente alle verslagen op hun website. Daar kan elke Spetser ze dan heel eenvoudig terugvinden. Maar op zijn minst betekent dit dat alle bewoners, en ook de pers, die verslagen kunnen opvragen.
Vorige maand deden we dat formeel, zoals het hoort. We vroegen de verslagen op van de Merksplasse adviesraden die het College het voorbije halfjaar kreeg. Maar dat verzoek weigerde het bestuur. Omdat het vond dat de beraadslagingen van adviesraden vertrouwelijk zijn en een onderdeel zijn van de interne communicatie. De openbaarheid van de verslagen zou volgens het bestuur ook “afbreuk doen aan het maatschappelijk debat”.
Het college van burgemeester en schepenen beschouwt de afwegingen en tussenkomsten in een besloten vergadering van een adviesraad als zijnde interne communicatie. Dit debat leidt tot een – al dan niet verdeeld – advies waarop het gemeentebestuur zich kan steunen om te komen tot een gedragen en weloverwogen beslissing. Het advies is slechts een etappe in het beslissingsproces.
Het is voornaam dat de verschillende personen die zich hebben geëngageerd om de adviesraden te bevolken kunnen spreken in een vertrouwelijke omgeving waar er psychologische veiligheid heerst. Het gemeentebestuur stelt zich hier de vraag of de openbaarheid opweegt tegen het vertrouwelijk karakter van de adviesraad. De adviesraad is niet voor niets een besloten vergadering. Mensen moeten zich vrij kunnen voelen om tussen te kunnen komen in de bespreking. De openbaarheid zou hier afbreuk doen aan het maatschappelijk debat.
Het decreet van 2 juli 2021 voert in het Vlaamse Bestuursdecreet een nieuwe uitzonderingsgrond in die toelaat een aanvraag tot de openbaarheid van bestuursdocumenten die betrekking heeft op interne communicatie, te weigeren. Met arrest nr. 39/2023 van 16 maart 2023 verwerpt het Grondwettelijk Hof de beroepen tot vernietiging van het decreet van 2 juli 2021. De overheidsinstanties moeten bij een aanvraag tot openbaarmaking van interne communicatie steeds het belang van een vertrouwelijk intern besluitvormingsproces afwegen tegen het belang van de openbaarmaking van bestuursdocumenten.
Desalniettemin is het gemeentebestuur bereid om de adviesraden zelf te bevragen hoe de deelnemers er tegenover staan om in de toekomst het verslag openbaar te maken. Dat zou de adviesraden desgewenst toelaten om voortaan hun werking of verslaggeving op de openbaarheid af te stemmen.
Tot nader order beschouwt het gemeentebestuur de verslagen van de verschillende adviesraden als interne communicatie.
Nochtans vroegen we waar we recht op hadden
Want het Decreet Lokaal Bestuur is duidelijk. Dat zegt dat “alle bestuursdocumenten in principe openbaar zijn. Ook die documenten die afkomstig zijn van particulieren of organisaties, zoals adviesraden, als ze in het bezit zijn van de gemeente.” We denken ook dat er geen ‘interne communicatie’ aan te pas komt: een adviesraad is een extern orgaan dat de gemeente adviseert, en staat daarmee los van de interne overlegstructuren van de administratie of het college. Dat staat bijv. in deze uitspraak van de Beroepsinstantie.
Daarom vroegen we om het oordeel van de Beroepsinstantie inzake Openbaarheid van Bestuur. We zouden nog jaren kunnen blijven pingpongen met het gemeentebestuur, maar dat doen we liever niet. Wij verkiezen duidelijkheid, zodat we jullie uitgebreid en correct kunnen blijven informeren. Nog enkele weken wachten, en dan weten we hoe het zit.
Op het strafbankje
Maar daardoor krijgen we deze maand dus geen achtergrondinformatie over de dossiers die op de gemeenteraad komen. Het College vindt die dossiers ‘nog onaf of onvolledig’, waardoor ze nog niet openbaar zouden mogen zijn. “Als die documenten vooraf aan de openbaarheid worden prijsgegeven kunnen ze voor verwarring of onterechte verwachtingen zorgen”, zo klinkt het. Die redenen lijken ons even betwistbaar.
Aangezien de gemeente meer en meer met aanvragen rond openbaarheid van bestuur wordt geconfronteerd en er zelfs procedures worden ingeleid bij de Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur zal het bestuursdecreet in de toekomst strikter worden toegepast.
Overeenkomstig artikel II. 33 2° beschouwt de gemeente ontwerpdocumenten die aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd als documenten die nog onaf zijn of onvolledig, aangezien de raad ze kan goed of afkeuren of desgevallend wijzigen. Als die documenten vooraf aan de openbaarheid worden prijsgegeven kunnen ze voor verwarring of onterechte verwachtingen zorgen.
Van zodra de raad de ontwerpbesluiten/ontwerpdocumenten heeft goedgekeurd (al dan niet in gewijzigde vorm) worden ze bestuursdocumenten die kunnen openbaar gemaakt worden. U vindt ze dan zo snel mogelijk terug op de raadpleegomgeving van de gemeente Merksplas.
En dus moeten we wachten tot na de gemeenteraad. Dan kunnen we die documenten terugvinden op de website van de gemeente.
Pech voor onze lezers
Want zo krijg je, net als wij, niet de informatie waar je recht op hebt. En voor ons verslag zijn we – zonder die voorkennis – afhankelijk van wat er die maandag op de gemeenteraad gezegd wordt. Het wordt dan een flink pak moeilijker om dat zo goed te doen als anders. Maar nu weet je waarom.
Spijkers op laag water …
Opgepast… Straks krijg je zelfs geen stoel meer… en moet je in de hoek gaan staan!
Triest dat een gemeentebestuur, dat al een kwarteeuw het Merksplasse reilen en zeilen bepaalt, schrik heeft van openbaarheid of er op zijn minst niet aan wil meewerken. Hoe kan je verwachten dat de burgers zich betrokken voelen bij de politiek als hun bestuurders liefst hebben dat ze zo weinig mogelijk weten? In plaats van dankbaar te zijn voor de inzet van de vrijwilligers van merksplas.NU die op een verstaanbare en onpartijdige manier proberen uit te leggen wat er zich afspeelt binnen de gemeente of andere overheden en hoe besluitvorming tot stand komt.
Doe echt zo verder, merksplas.NU!