In november vroegen we bij de gemeente de verslagen op van de adviesraden van de voorbije zes maanden. Het college weigerde dat. Het vond dat de beraadslagingen van adviesraden “vertrouwelijk zijn” en “een onderdeel zijn van de interne communicatie”. De openbaarheid van de verslagen zou volgens het bestuur ook “afbreuk doen aan het maatschappelijk debat”.
We klaagden dat aan bij de Vlaamse Beroepsinstantie inzake Openbaarheid van Bestuur. Die geeft ons nu grotendeels gelijk. De gemeente moet ons de verslagen bezorgen, zij het zonder de namen die erin vermeld zouden staan.
➽ Lees ook: Commentaar: Waarom onze klacht geen aanval was
1. Waarom vroegen we die verslagen op?
We brengen al jaren nieuws over de gemeenteraad en de gemeentepolitiek. Dat wordt gretig gelezen. We vinden dat de adviesraden een belangrijke rol kunnen spelen in het beleid. Het is ook de plek waar bewoners als vertegenwoordiger van hun vereniging, als geïnteresseerde of als deskundige mee het beleid kunnen bepalen. Alleen hadden we tot nu toe het raden naar wat er precies besproken werd. Zo holden we soms achter het nieuws aan, terwijl het dingen waren die we, net als alle andere inwoners, mochten weten.
2. Wat zegt de Beroepsinstantie?
De Beroepsinstantie ging niet over een dag ijs. Ze was het niet eens met de redenering die het college opbouwde. In een uitvoerig besluit zet ze alles op een rijtje.
Ze stelt dat de verschillende adviesorganen “geen orgaan zijn, noch een dienst van de gemeente Merksplas. Elk adviesorgaan is samengesteld uit deskundigen en uit vertegenwoordigers van de maatschappelijke geledingen in de gemeente.”
Wat er besproken wordt, is dus geen “interne uitwisseling van gedachten binnen de (administratie van) de gemeente Merksplas”, maar het gaat om “een formeel en afgewerkt verslag van externe adviesorganen die niet behoren tot de gemeentelijke administratie.” En die verslagen zijn, “van zodra ze definitief en afgewerkt zijn, wel degelijk bestuursdocumenten die openbaar zijn.”
3. Wat moet de gemeente nu doen?
De Beroepsinstantie legt de gemeente nu op om ons de verslagen van de verschillende adviesraden van 1 juni tot 1 november 2025 te bezorgen, “evenwel met weglating van de aanwezige en verontschuldigde leden van de vergaderingen.”
4. Met wat voorbehoud
De Beroepsinstantie vond in alle bewuste verslagen (met uitzondering van die van de Sportraad) een oplijsting van de aanwezige en verontschuldigde leden. En die namen vallen onder de privacyregeling. Daarom moet de gemeente die eruit halen.
De beroepsinstantie zegt ook nog dat we door haar besluit niet automatisch toestemming hebben om de verslagen “integraal te hergebruiken of te publiceren”. Daarvoor is een aparte toestemming nodig.
